Oplysningspligt - Løn og personaleadministration

Senest opdateret 11-08-2022

Sådan behandler Gribskov Kommune dine personoplysninger

I Gribskov Kommune har vi fokus på at beskytte de personoplysninger om dig, som kommunen behandler. Gribskov Kommune er dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger, som vi har om dig som:
Ansøger, ansat, herunder personer i virksomhedspraktik, pårørende til en ansat, tidligere ansatte.

Nedenfor kan du læse mere om, hvorfor og hvordan kommunen indsamler og behandler personoplysninger om dig, herunder:
hvilke personoplysninger vi behandler, herunder formålet med behandlingen og lovgrundlaget, om der sker videregivelse af dine personoplysninger, hvor lang tid personoplysningerne opbevares og hvilke rettigheder du har i den forbindelse.

Formålet med behandlingen

Gribskov Kommune behandler personoplysningerne i vores administration af dit ansættelsesforhold, herunder for at udbetale dig løn, indbetale pension, vurdere om du opfylder dine ansættelsesretlige forpligtelser og ifm. eventuelle tjenstlige forløb. Derudover behandler kommunen personoplysninger for at kunne administrere udbetalinger i forbindelse med leveringer af produkter og ydelser til kommunen, og administration af nævn- og rådsmedlemmer, skolebestyrelser samt politikere.
Oplysningerne vil også kunne bruges til andre saglige formål, f.eks. til statistik.

Hvilke personoplysninger drejer det sig om?

Vi kan behandle følgende personoplysninger om dig:

  • Almindelige personoplysninger omfattet af GDPR artikel 6, herunder navn, adresse, planlagt og præsteret arbejde/arbejds- tid, arbejdsplan og flekstid, orlov, tjenestefrihed, internt telefonnummer, billede i form af billede på kommunens intranet og video i forbindelse med overvågning på kommunens ejendom, skatte- kontooplysninger, pengeinstitutkontonummer, pensionskasse, tjenstlige forhold, indgåede aftaler om beskæftigelse på særlige vilkår, computergenererede oplysninger som f.eks. IP-adresse, e-mailadresse og log-oplysninger, tjenesterejser, uddannelse, kursusaktiviteter, kvalifikationer, CV og øvrige oplysninger, som knytter sig til din ansættelse i Gribskov Kommune.
  • Følsomme personoplysninger omfattet af GDPR artikel 9, stk. 1, herunder oplysninger om: Helbred, Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, Oplysninger om personnummer omfattet af lovens §11, Oplysninger om straffedomme – og lovovertrædelser, jf. GDPR artikel 10.Vi kan derudover behandle personoplysninger, herunder kontaktoplysninger i form af navn, adresse, e-mail og telefonnummer om dine nærmeste pårørende, så vi kan give dem besked, hvis du bliver syg eller kommer ud for en ulykke.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Behandlingen af personoplysninger sker på baggrund af følgende behandlingsgrundlag:
Almindelige personoplysninger, jf. GDPR artikel 6 stk. 1 litra a (samtykke), b (kontraktindgåelse), c (retlig forpligtelse) og e (offentlig myndighedsudøvelse) og lovens §12 stk. 1 og 2 (arbejdsretlige forpligtelser).
Følsomme personoplysninger, jf. GDPR artikel. 9 stk. 2 litra b, f (retlig forpligtelse) og g og databe- skyttelseslovens §§ 7 stk. 4 og 12 stk. 1 og 2.
Oplysninger om personnummer, jf. lovens § 11, stk. 1
Oplysninger om strafbare forhold, herunder straffe- og børneattester, jf. lovens § 8 stk. 1, 2 og 5.

Hvor får vi personoplysningerne fra?

Under din ansættelse vil Gribskov Kommune typisk indsamle de fleste personoplysninger om dig fra dig selv, men personoplysningerne kan også være indsamlet hos - eller modtaget fra - andre, for eksempel SKAT, andre kommuner eller regioner, folkeregisteret eller din læge.
Fra din læge vil det f.eks. dreje sig om oplysninger om varighed mv. af en evt. sygdom, som du har oplyst om eller skånebehov grundet sygdom. Lægelige oplysninger vil kun blive behandlet med dit samtykke, eller ved at du selv indhenter og videregiver oplysningerne til os.
Når du bliver ansat i Gribskov Kommune, kan der blive foretaget en rutinemæssig kontrol af din straffeattest og eventuelt tillige børneattest. Kontrollen af straffeattesten og eventuelt tillige børneattesten vil kun ske med dit samtykke, eller ved at du selv indhenter straffeattesten/børneattesten. Oplysninger på straffe- og børneattester kommer fra Rigspolitiet.

Videregivelse af personoplysninger

Vi kan videregive dine personoplysninger til følgende modtagere:
• Amtskommunernes og Kommunernes fond for uddannelse af Tillidsrepræsentanter m.fl. (AKUT)
• Arbejdstilsynet
• Ankestyrelsen
• Andre kommuner
• Arbejdsmarkedets Erhvervssikring
• Arbejdsmarkedets Feriefond
• ATP
• Banker og forsikringsselskaber
• Danmarks statistik
• Digitaliseringsstyrelsens Nemkonto
• Faglige organisationer og tillidsrepræsentanter
• Kommunens eksterne revision
• Kommunernes og Regionernes Løndatakontor
• Pensionskasser
• Politiet
• Private virksomheder, som varetager arbejdsskadevurderinger
• SKAT
• Udbetaling Danmark

Kommunen kan videregive personoplysninger om dig for at leve op til særlovgivning eksempelvis forvaltningsloven eller retsplejeloven.
Vi kan benytte databehandlere, herunder it-leverandører, som vi overlader personoplysninger til. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere for at sikre den nødvendige sikkerhed.
Som udgangspunkt overfører eller overlader Gribskov Kommune ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS. I tilfælde af, at der sker en overførsel eller en overladelse til lande uden for EU/EØS, sker dette på baggrund af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse, også kendt som EU’s standardkontrakter.

Hvor lang tid opbevarer Gribskov Kommune dine oplysninger?

Gribskov Kommune opbevarer dine personoplysninger som minimum under behandlingen af din sag og sletter dem, når vi ikke længere har et sagligt behov for at opbevare dem. Dine personoplysningerne opbevares som
udgangspunkt efter sagens afslutning på baggrund af reglerne i forældelses- og arkivloven. Opbevaringen kan ske i kortere eller længere tid, hvis der er et sagligt behov derfor.

Hvilke rettigheder har du?

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at se de oplysninger, vi behandler om dig, og få information om, hvordan oplysningerne bliver behandlet.

Ret til rettelse

Du har ret til at få forkerte oplysninger om dig rettet.

Ret til sletning

Du har ret til at anmode om sletning af dine oplysninger.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Retten til at trække samtykke tilbage

Hvis behandlingen sker på baggrund af samtykke, har du ret til at trække dit samtykke tilbage.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Hvis du har spørgsmål

Har du spørgsmål til din vores sagsbehandling, ydelser og service eller til Gribskov Kommunes behandling af dine personoplysninger, skal du kontakte Gribskov Kommune, Center for Strategi og HR (CSHR). Det kan du gøre på borger.dk eller tlf. 7249 6000. Skriver du om behandling af personoplysninger, så skriv venligst ’Personoplysninger’ i overskriften.

Gribskov Kommune har som offentlig myndighed udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO). DPO’en kan hjælpe dig, hvis du har spørgsmål om dine rettigheder eller hvis du har generelle spørgsmål om kommunens håndtering af personoplysninger.
Læs mere om DPO’en og find kontaktoplysninger her: https://gribskov.dk/om-kommunen/databeskyttelse

Er du uenig i den måde, Gribskov Kommune behandler dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet. Vær opmærksom på, at Datatilsynet kun er klageinstans i forhold til behandling af dine personoplysninger, men ikke i forhold til håndteringen af din sag hos kommunen. Hvis du er uenig i Gribskov Kommunes håndtering af din sag i forbindelse med en ydelse eller service, skal du kontakte Gribskov Kommune.